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仕事ができるようになるには?(前編)

テーマ

今回は「仕事ができる」ってどういうことやねん!という話です。みなさんの周りにも仕事が早いと言われる人がいると思います。単に歴が違いすぎる(入社1年目と入社10年目とか)ではなく、そんなに年齢や経験の変わらない人の中でも、やはり仕事が早い・仕事ができる人っていると思います。どういう行動をすれば「仕事ができる」を実現できるのかを考えてみました。

自分は大学生ですので、「仕事ができるようになるには?」なんてタイトルもおこがましいですが、理論の上ではきっとこういうことなんだろうなと、そういう目線で見ていただきたいですw

今回のテーマはまとめて書くと少し長くなってしまうので、前編と後編に2回に分けて書きたいと思います!

結論

コストを減らすという面で仕事ができるようになるには、3つのことができます。

  • やることを減らす
  • やることにかかる時間を短縮する
  • やること同士の順番を変える

「仕事ができる」の定義を明確にした上で、それぞれに関して見ていきます。

仕事ができるとは

まずはしっかりと「仕事ができる」という曖昧な言葉を定義したいと思います。

まず「仕事ができること」を「高い生産性を実現すること」と言い換えたいと思います。生産性は以下のように表すことができます。

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インプットに対するアウトプットが大きい(=アウトプットに対するインプットが小さい)人が、高い生産性を実現しているということです。

なのでインプットとアウトプット、それぞれの観点で高い生産性を実現する行動がありますが、この前編ではインプット側にフォーカスして書いていきます。後編ではアウトプットに関して書いていきます。

またもう一つここで前提として「達成すべき成果」の存在も忘れてはなりません。

達成すべき成果があって、無駄な/有益なインプット/アウトプットの概念が生まれるので、生産性を高める目的も、より高いゴールを達成するためと考えます。

インプットを減らすには

インプットは「投下した時間・労力」のことです。生産性を高めるには、ゴールを達成するという前提は崩さずに、使う時間や労力を減らしていけば良いということになります。

実際にやることは以下の3つです。

  • やることを減らす
  • やることにかかる時間を短縮する
  • やること同士の順番を変える

それぞれに関して見ていきます。

やることを減らす

やることを減らすとは「ゴール達成に必要のない/重要でないことを減らす」ということです。

学生や社会人の方々は、公私合わせて、日々のタスクに追われる日々だと思いますが、一旦自分のTodoリストを見て考えてみて下さい。

「本当にやるべきことは一体どれだけありますか?」

自分のやろうとしていることのうちの殆どがやらなくていいものです。友達との電話、買い物、ふと始めた部屋の片付け、何気ないSNS、必要以上に長いメール、目的の不明確なミーティングなどなど。それは本当にやるべきなのか、少なくとも「今」やるべきことなのでしょうか。

20:80の法則がここでも働いて、あるゴールの達成において、20%の行動が、成果の80%を規定していると思っています。要するに自分のやることの80%はほとんどゴールに影響しない(MAXで20%の範囲)ことなのです。

自分の20%の時間を振り向ければ80%の成果が出るのであれば、自分の20%を使うべき対象に使えているのかを考えなければ、圧倒的に非効率です。

プレゼンテーションを完成させるというゴールに対して、パワポのある1枚のスライドのフォント・写真選びにこだわって時間使うのであれば、まず大まかでも全てのスライドを創るのに時間使ったほうが、プレゼンテーションの感性というゴールに対して大きく働くということです。以下がイメージです。

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達成したいゴールを考えながら、必要ないものを捨て、やるべきことに時間を集中させていきましょう。

やることにかかる時間を短縮する

つまりやるスピードをあげるということです。スピードを実現するには①慣れ②ツールの利用があります。

①慣れ

慣れはある程度時間がかかるもので、近道は余りないですが、PDCAを回すことを意識して、同じ失敗を繰り返さず、次を前よりうまく出来るようにしていくことが重要です。PDCAは今回の趣旨と少し離れるので、また別の機会に考えたいと思います。

②ツールの利用

PCには知らなかったけど、めちゃめちゃ便利なツールがたくさんあります。こういったツールは使うだけで、同じ作業を大幅に短い時間で片付けることができます。

ショートカットコマンドが一例です。

「Command + C(WindowsはCtrl + C)」でコピーができることはみなさん知っていると思いますが、これをショートカットを使わないでやると、対象を選択→右クリック→「コピー」を選択という工程を経ないといけません。

この要領でPCにはたくさんのショートカットツールあります。

・左右のブラウザタブの移動

・タブを閉じる

・アプリケーションを終了する

・ファイルの検索

・コピーの履歴作成

・アプリケーションの起動...

基礎的なのもありますが、これも全部キーボードで一瞬で行うことができます

これを使うだけで作業効率30%くらい上がると思います。

その他「単語登録」も良いです!

メールで「お世話になっております。」って毎回打ったりしますよね。毎回サイトにログインする度にメールアドレス打つのも面倒です。意外に手打ちだと長い、、、

それも全部単語として登録してしまえば、一瞬で出すことが出来ます。

メールであれば作成スピードが半分くらいになります。

その他にも前回紹介した「メモ書き」もそうです。

迷っている時間をなくし、大幅に思考を効率よく行うことができます。

このように知っているだけで、作業時間を大幅に減らすことができるものがたくさんあります。これを使わない手はありません。

やること同士の順番を変える

最後はやることの順番を変えることです。タスクって基本的に取り組む順番ってあると思います。特にプロジェクトワークなど、実行主体が分かれている時に多くあると思います。

その中で「他のタスクが終わっていないと取り組めないタスク」ってありますよね。

例えば、ある企画が他の準備は全てできているのに、上司(先輩)からのGOサインがでなくて、スタートできないことってありませんか。

このようにあるタスク(この例では企画のスタート)は、その前のタスク(例では先輩からの許可を得ること)の達成度に影響を受けます。

この場合は先輩のGOサインを何よりも優先して前もって、確認するべきなのです。

メンバーは先輩のGOサインが出ないと何も前に進めないため、無駄な時間を過ごすことに成ります。

このように取り組む順番を間違えると、無駄になる時間が発生してしまうことがあります。これはクリティカルパス(Wikipedia)の概念でよく説明されています。

正しい順番でタスクに取り組んでいくことで、無駄な時間をなくし、生産性を高めることが出来ます。

まとめ

以下の3つでより生産性の高さを実現することができます。

  • やることを減らす
  • やることにかかる時間を短縮する
  • やること同士の順番を変える

細かい概念やツールなどに関しては、紹介サイトとか記事とかあるので、ぜひ調べてみて下さい!社会で活躍されている方にもっと様々なグッドプラクティスを教えていただきたいですね。