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50万円のコストカットが可能?Google App Scriptで採用支援ツール作ってみた

はじめに

最近Google App Script(GAS)なるものを知り、その便利さと応用の幅に魅力を感じたため、自分自身でGASを用いた採用メール支援システムを作成してみました。

GASとは、Googleが提供するサービス「Gmail」や「スプレッドシート」「カレンダー」「ドキュメント」などのアプリケーションをJavaScriptで操作し、お互いをリンクし連携・まとめて操作などを可能にするサービスです。Officeで言えばマクロに当たるものです。

Office365のようなグループウェアを入れずに、Google Appsを用いている企業も多いと思います。無料で使える上に、クラウド上管理なのでPCを選ばずにアクセスでき、ファイル送信をしなくともURLで簡単に共有できます。

GASはそんな毎日使うアプリケーションの能力・機能を拡張させる高いポテンシャルを持っています。スクリプトを書く力があれば、自由に機能を拡張させることが可能です。

今回作ったもの

先にとりま触ってみたい!という人は一番下にリンクがあるので、そこからスプレッドシートに飛び、コピーして自分のGoogleアカウント内で使ってみてください。(原本は編集・操作不可能になっています。)

今回はこのGASを用いて、企業が採用時に学生と行うメールのやりとりを自動化しました。自分自身も以前ベンチャー企業の人事インターンとしてインターン応募者とのやり取りをメッセージで行っていました。

当時はGoogleの辞書登録を用いて、文面テンプレートを出し、文章を調整し、メールで送信する方式で行っていましたが、Gmailを開く、テンプレートを出す、調整した日程を確認して入力する、送信ボタンを押す、画面を遷移するなどのプロセスは省けなかったため、応募者数が増えるとそれなりの手間がかかっていました。

特に新卒採用はインターンとは異なり、応募者の母数が大きくなるため、応募者とのやりとりに時間を取られる可能性が大きいです。自分が経験したのと同様に、それに困っている人、わざわざメール自動化システムを購入するまではしたくないという人がいると思い、作成してみました。

どのくらい価値があるのか

今回のシステムはGoogle App Scriptで無料で作成できるのですが、通常の採用管理システムはどれほどのお金をかけているのか見てみました。

採用管理システムの価格・特徴を徹底比較 | 2018年完全版 | HR NOTE

月数万円、年50万円以上もある、、、!何にこんなにお金がかかっているのだ、、!と調べてみると、メール返信率の統計が取れたり、選考会予約機能があったりする模様。採用管理機能のエッセンスはスプレッドシートで十分だし、オプションの機能もGoogleフォームとかスプレッドシートでグラフ作ってみたらええやん!とも思う。

その他にも一般的なメール自動化システムを見てみると、月額5,000円くらいが目安。年6万円。そう考えると自分でプログラムを書けば、無料でメール自動化できるGoogle Appsはやはり優秀だなあと実感!

このシステムができること

以下の3つが大きくできることです。

1. 応募者の採用フェーズに合わせたメールがボタン1つで送れる

2. 面接担当者のGoogleカレンダーにイベントを自動作成できる

3. 応募フォーム(Googleフォーム)からの応募でそのままリストにできる

採用に関わるツールを全てGoogleで用意することで連携が可能になり、操作が簡単になっています。スプレッドシート上のみでメールの送信、カレンダーの作成、フォームからの情報取得ができます。

1. 応募者の採用フェーズに合わせたメールが簡単に送れる

日程調整メール、日程確定メール、選考結果メールが簡単に送れます。それぞれの応募者の名前やメールアドレスをいちいちメールに入力することはせず、スプレッドシート上のリストから名前、メールアドレス、面接日程を取得し、あとは送信ボタンをクリックするだけで、応募者のフェーズに合ったメールが送信できます。

2. 面接担当者のGoogleカレンダーにイベントを自動作成できる

決まった面接日程は指定したメールアドレスのGoogleカレンダーに予定が作成でき、担当者の予定をメールの送信と同時にしっかり抑えるすることが出来ます。

3. 応募フォーム(Googleフォーム)からの応募でそのままリストにできる

応募者のリストはGoogleフォームから送られてきた応募フォームがそのままリストになるので、リストの編集も手間いらずになります。

使い方

それでは早速見ていきましょう。まずは見た目です。このスプレッドシート画面でメールの送信を行っていきます。このシートは主に候補者リスト(今回は50人分ダミー生成をしました)とそれぞれの選考フェーズ、そしてメール送信ボタンで出来ています。

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使い方をまとめると、候補者リストを作り、面接日程を決め、候補者のフェーズにアクティブセル(選択しているセル)を合わせ、送りたいメールの送信ボタンを押すだけです。

まず大まかに選考の流れをまとめると以下のようになります。

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①応募が来る

②面接担当者から空いている日程を聞き、応募者に面接日程を提示する 

③応募者が面接日程に返事をする

④面接日程を確定し、応募者に返事をする

⑤面接する

⑥結果を伝える

⑦内定・不採用まで②から⑥を繰り返す

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この段階に合わせて使い方を見ていきます。

①応募が来る

選考応募用のGoogleフォームを作成し、自社Webサイトや説明会でフローしておきます。応募が来ると先ほどのスプレッドシートのシートにどんどんと候補者リストが出来ていきます。まずはそこから「名前」「アドレス」「名字」をコピーし、採用進捗のリストに貼り付けます。まだこのコピペの作業を無くすまでにはできていません、、!

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②面接担当者から空いている日程を聞き、応募者に面接日程を提示する 

次に候補者と面接を担当する人を決め、担当者から面接可能な日程を3つもらいます。もらったら「担当者情報」のシートに記入します。記入ができたら採用進捗のリストに面接担当者の名前を入れ、候補者の行の1次面接日程調整の列にセルを合わせ、「日程調整メール送信」ボタンを押します。これで日程調整メール送信完了です。

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(該当する候補者の行から、該当するフェーズの列のセルを選択し)

f:id:naotowatari:20180310152218p:plain    →   f:id:naotowatari:20180310152332p:plain → f:id:naotowatari:20180310152705p:plain

(該当するボタンを押すと確認画面が出る。間違いがなれけばOKを選択。完了!)

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(すると候補者にこのようなメールが届きます!)

③応募者から返事が来たら、面接日程を確定し、応募者に返事をする

向こうから返事が来たら、面接日程を確定させ、採用進捗シートの次回面接日程に記入し、1次面接日程確定の列にセルを合わせ、「日程確定メール送信」ボタンを押します。これで日程確定メール送信完了です。

f:id:naotowatari:20180310152759p:plain →  f:id:naotowatari:20180310152842p:plain → f:id:naotowatari:20180310152218p:plain → f:id:naotowatari:20180310152332p:plain

(面接日程確定メールを送ると)

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(自動的に面接担当者のGoogleカレンダーに日程が入ります)

④面接の後結果を伝える

確定した日程で面接をして、結果を決めます。次の選考に進める場合は2次日程調整 のセルでメール送信、不採用の場合は不採用のセルでメール送信、内定の場合は内定のセルでメール送信です。

⑤内定・不採用まで②から⑥を繰り返す

あとはこれを繰り返すだけです。まだまだ改善の余地はありますが、簡単に使うことができます。

仕組み

 長くなりそうなのでまた回を改めて書きたいと思います!

プログラム

ここのページをコピーして、以下の準備をすると使えるようになります。

(テストを含め利用は自己責任でお願いいたします。)

①応募者リストのメールアドレスを送りたい有効なアドレスに変えること

②ツールからスクリプトエディタを開き、8行目と89行目の「会社のアドレス」を送信元にしたいアドレスに変えること

ただしメール文を変更する場合はGASを触り、ドキュメントのIDを取得させる必要があります。

▼メイン画面

Google App Script 採用管理シート - Google スプレッドシート

▼メール文

メール文まとめ - Google ドキュメント

まとめ

GASを使えば自分で便利なツールを作ることが出来ます。会社でGoogle Appsを使わないことはほとんど無いと思うので少しでもかじってみると、役に立つこと間違い無しです!